ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE                                                                                                       16.5.2018

 

Rekisterinpitäjä:

OmaKiertotie Oy (y-tunnus: 2785822-6)

Gunnarintie 1 B 22, 01800 Klaukkala

info [at] omakiertotie.fi

 

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa:

Susanna Salmi
susanna.salmi [at] omakiertotie.fi
puh. 040 040 8439

Paula Järnbäck
paula.jarnback [at] omakiertotie.fi
puh. 040 040 8364

 

Rekisterin nimi:

OmaKiertotie Oy:n asiakasrekisteri

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

OmaKiertotie Oy:n henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan ja hänen huoltajiensa sekä palvelua ostavan tahon vastuutyöntekijän kanssa tehtyyn sopimukseen.

OmaKiertotie Oy tarjoaa avohuollon sosiaalipalveluita koulupudokkaille tai koulupudokkuusuhan alla oleville nuorille ja nuorille aikuisille. Yrityksen tuottamissa tukipalveluissa on kyse nuoren elämänhallinnan tukemisesta ja arjen haltuunotosta, sosiaalihuoltolain mukaisten palveluiden tarjoamisesta ja lastensuojelun avohuollon tukitoimista. OmaKiertotie Oy:ssä työskentelyn tavoitteena on edistää asiakkaan koulunkäynnin esteiden poistamista niin yksilö-, perhe kuin yhteisötasolla sosiaalityön menetelmin.

Koulut, sosiaalihuoltolain mukaiset palvelut, lastensuojelun avohuollon palvelut, nuorisopalvelut, psykiatrian palvelut, seurakunnat ja kolmannen sektorin toimijat ovat yhteistyötahoja yrityksellemme.

OmaKiertotie Oy:n työntekijät kirjaavat asiakkkastaan kertyvät asiakastiedot OmaKiertotie Oy:n asiakasrekisteriin, joiden käsittelystä säädetään sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetussa laissa (812/2000). Rekisterinpitäjänä toimii OmaKiertotie Oy.

Asiakasrekisterin tarkoitus on

  • säilyttää asiakkaiden tarvittavat ja riittävät yhteys- ja henkilötiedot
  • todentaa tehtyä sosiaalityötä kirjallisten muistiinpanojen muodossa
  • raportoida toteutuneesta työstä palvelua ostavan tahon vastaavalle työntekijälle
  • todentaa tarvittaessa asiakkaalle ja/tai hänen perheelleen tehtyä työtä kirjallisten muistiinpanojen muodossa
  • kerätä riittävä tieto asiakkaan ja/tai hänen perheensä tilanteesta muilta asiakkaan ja/tai perheen kanssa sovituilta ja nimetyiltä yhteistyötahoilta
  • yrityksen toiminnan kehittäminen, tilastointi ja asiakastyön suunnittelu olemassa olevien kirjallisten muistiinpanojen avulla

 

Rekisterin tietosisältö:

Manuaalisesti säilytettävät tiedot:

– asiakkaiden perustietolomakkeet, joissa on kirjattuna asiakkaan nimi, osoite, puhelinnumero ja syntymäaika, koulu sekä tarvittavat yhteistyötahot asiakkaan asiassa. Huoltajien osalta perustietolomakkeeseen kerätään nimet, osoitteet sekä sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Perustietolomakkeessa pyydetään myös huoltajien suostumus tiedonsiirtoon sovittujen yhteistyökumppaneiden kanssa sekä suostumus asiakkaan kuljettamiseen yrityksen työntekijän autolla.

– asiakkaalta, perheeltä ja/tai yhteistyötahoilta saadut asiakirjat

Sähköisesti tallennetut tiedot:

– asiakkaan henkilö-, perhe- ja yhteystiedot (ei henkilötunnuksia)

– manuaalisista asiakaskirjoista asiakastietojärjestelmään tallennetut tiedot

– asiakasta koskevat muistiinpanot

– asiakasta koskevat suunnitelmat

– asiakasta koskevat lausunnot ja yhteenvedot

 

Säännönmukaiset tietolähteet:

Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaan ja/tai hänen huoltajansa tai muun edustajansa ilmoittamien tietojen perusteella. Henkilön tietoja voidaan saada myös viranomaisilta tai muulta yhteistyöverkostolta asiakkaan suostumuksella.

 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset:

Asiakaslain mukaisesti yksittäisen henkilön tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille asiakkaan suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Jos henkilöllä ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Asiakastapaamisista kirjatuista sosiaalityöntekijän muistiinpanoista toimitetaan sovitusti riittävä kooste palvelua ostavan tahon vastuutyöntekijälle työskentelyn etenemisen todentamiseksi.

 

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:

Asiakastietojen luovutukseen Euroopan Unionin ulkopuolisiin maihin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tarvitaan asiakkaan suostumus. Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ainoastaan jos kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä.

 

Rekisterin suojauksen periaatteet:

OmaKiertotie Oy:n manuaalisessa rekisteri muodostuu asiakkaiden perustietolomakkeista sekä yhteistyötahoilta saaduista paperisista asiakirjoista. Asiakkaan asioihin liittyvät paperiset asiakirjat säilytetään asianmukaisesti työskentelyn aikana. Jalkautuva sosiaalityö edellyttää asiakastyössä tarvittavien asiakirjojen mukana pitämistä työaikana, muutoin asiakirjoja säilytetään lukitussa tilassa. Paperiset asiakirjat hävitetään työskentelyn päätyttyä asianmukaisesti.

Manuaalisen rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat yrityksen työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Katselu- ja käyttöoikeus muistiinpanoihin on vain asiakkaan asiassa työskentelevällä työntekijällä/työntekijöillä. Sosiaalityöntekijän salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös asiakassuhteen päätyttyä.

OmaKiertotie Oy:n työntekijät kirjaavat asiakastapaamisista sähköisessä muodossa riittävät sosiaalityöntekijän muistiinpanot, jotka on turvattu kaksinkertaisin salasanoin. Katselu- ja käyttöoikeus muistiinpanoihin on vain asiakkaan asiassa työskentelevällä työntekijällä/työntekijöillä. Sosiaalityöntekijän muistiinpanot säilytetään sähköisessä muodossa työskentelyn päätyttyä viiden vuoden ajan. Mikäli OmaKiertotie Oy päättää yritystoimintansa ennen viiden vuoden aikarajan umpeutumista, tuhotaan sähköiset muistiinpanot yrityksen toiminnan päättyessä.

 

Rekisteröidyn oikeudet:

Jokaisella OmaKiertotie Oy:n asiakkaalla on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut omat tietonsa. Jokaisella OmaKiertotie Oy:n asiakkaalla on myös oikeus vaatia omien virheellisten tietojen korjaamista henkilörekisteristä sellaisen havaittuaan.

Pyynnöt koskien omien tietojen tarkistamista ja korjaamista osoitetaan kirjallisesti OmaKiertotie Oy:n työntekijöille:

Paula Järnbäck, puh 040 040 8364, paula.jarnback [at] omakiertotie.fi

Susanna Salmi, puh 040 040 8439, susanna.salmi [at] omakiertotie.fi

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Henkilötietolain 30§ mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. OmaKiertotie Oy:n työskentelyyn ja toimintaan ei liity tämän kaltaista toimintaa.